Het secretarisambt te Veghel

Martien van Asseldonk, 11 september 2014

Deze gegevens mogen gebruikt worden onder verwijzing naar: Martien van Asseldonk, www.oudzijtaart.nl

De oorsprong van het secretarisambt

In 's-Hertogenbosch functioneerden aan het einde van de dertiende eeuw en later stadsklerken. Voor de vrijwillige rechtspraak werd door de dorpen in de Meierij al in de dertiende eeuw gebruik gemaakt van de schepenbank en schrijvers van Den Bosch. Wat betreft het platteland werd de erfsecretarie van Peelland werd in de tweede helft van de veertiende eeuw door de hertog van Brabant als leen uitgegeven. De erfsecretaris had het recht om plaatselijke secretarissen aan te stellen. Het lijkt me uitgesloten dat één erfsecretaris zelf in alle Peellandse dorpen het schrijfwerk verbonden aan de dorpen en schepenbanken kon doen. Dat betekent dat er tussen 1350 en 1400 al meerdere secretarissen werkzaam waren in het kwartier Peelland.

Veghel kreeg een schepenbank tussen ongeveer 1300 en 1347. We kennen de namen van de Veghelse schepen uit kopies van Nederlandstalige acten die van transporten verleden voor de Veghelse schepenen.  Dit betekent dat er in 1347 en waarschijnlijk al vanaf de oprichting van de schepenbank voor de Veghelse schepenen een secretaris werkzaam was. Of die secretaris ook toen al alleen in Veghel schreef, of dat aanvankelijk een aantal bestuurlijke dorpen samen bediende is niet te zeggen. Zeker is wel dat er in Veghel in de veertiende eeuw al het nodige schrijfwerk was. Zo werd in 1379 de jaarlijkse rekening van de gemeint verplicht gesteld, en werd de hertogelijke bede geregeld omgeslagen en opgehaald.  Een omslag van bede over een dorp bestaande uit tientallen huizen en een inning die maanden in beslag kon nemen, zijn moeilijk voor te stellen zonder een schriftelijke administratie. Helaas is uit de veertiende eeuw nauwelijks iets bewaard gebleven. De oudste Veghelse schepenprotocollen dateren uit 1529. De oudste vermelding van een verplichte plaatselijke administratie voor de belastingen dateert van 3 december 1554.

Over het algemeen zal de behoefte aan schrijfwerk door de eeuwen heen geleidelijk toegenomen zijn.  De secretarissen klaagden daar in de achttiende eeuw over en al eerder was de gewoonte om overdracht van goed op papier of perkament vast te leggen een geleidelijk proces geweest. In de Veghelse schepenprotocollen is nog veelvuldig sprake van 'halmelinge vertijgen' in de betekenis van officiëel afstand doen door middel van het overgeven van een strohalm. Dit verwijst naar een oud ritueel dat de overdracht van onroerend goed rechtskracht gaf. Daarvoor had men toen nog geen oorkonden nodig, een ritueel en getuigen waren voldoende. Het valt te betwijfelen of na de middeleeuwen bij transporten nog halmen overgegeven werden. Op een gegeven moment werd de term in overdrachtelijke zin gebruikt voor de formele overdracht van goed ook als daar geen strohalmen meer bij te pas kwamen.

De notarissen

Op veel plaatsen in de Meierij functioneerden notarissen. Ook zij waren drager van een publiek ambt, zij het dat zij niet formeel verbonden waren aan een bestuurlijk dorp of schepenbank. Aan het einde van de dertiende eeuw werden notariële oorkonden betreffende plaatsen in de Meierij nog uitsluitend elders opgesteld, met name te Luik. Vervolgens reisden Luikse notarissen ook naar deze plaatsen zelf, om daar oorkonden van rechtshandelingen op te maken. De oudst bewaarde en bekende akten van een openbaar notaris die in de Meierij van 's-Hertogenbosch werkzaam was, dateert uit 1306. De openbare notarissen waren in de veertiende en vijftiende eeuw in de regel clerici, voor een deel gehuwd, die alleen de lagere wijdingen hadden ontvangen. Ze werden benoemd door de keizer of een van zijn hofpaltsgraven, of door de paus of diens gedelegeerde.

Om voldoende inkomsten te verwerven hadden de notarissen in de Middeleeuwen veelal ook andere bezigheden, bijvoorbeeld als stads- of kapittelsecretaris. De notarissen beperkten zich niet tot het verlijden van testamenten, schenkingen en huwelijksvoorwaarden, maar maakten ook allerlei kerkelijke akten op. Ze traden soms op als deurwaarder en verleden ook akten in verband met een koop, schuldbekentenis, pacht en cijns, minnelijke schikkingen en arbitrale uitspraken. De notariële akten werden in de late Middeleeuwen en later voor rechtbanken als authentieke akten beschouwd, behoudens bewijs van het tegendeel. In de loop van de zestiende eeuw verloor het notarisambt in Brabant zijn overwegend kerkelijke karakter. De Raad van Brabant en de Geheime Raad verkregen in 1531 het monopolie voor de admissie van openbare notarissen in Brabant. Deze bevoegdheid werd in 1591 door de Staatse Raad van Brabant overgenomen.

In Veghel was Jan van der Straten, priester, in 1510-1524 rector van het altaar van de H. Catharina. In 1496-1503 was hij armmeester in Veghel. In een oud register van de Veghelse kerk ondertekent hij een acte van 6-7-1519 met Johannes van der Straten, 'clericus publicus notarius' Als notaris collationeerde hij alle oude stukken van de Tafel van de Heilige Geest van Veghel en plaatste bij elk stuk zijn notarismerk. Met zijn broer Gielis, priester en kanunnik te Xanten, stichtte hij in de kerk het altaar van het H. Kruis. Hij leefde nog in 1532.

Inv. nr. 881, register van de tafel van de Heilige Geest van Veghel, fol. 5

De taken van de secretarissen

Het stokhouderambt

Het stokhouderambt betrof het uitoefenen van publeke verkopingen van onroerende en roerende goederen. Die openbare verkoping ging gebruik met plaatselijke gewooonten. In Veghel plaats gebruikte men een kaars. Zodra deze uitdoofde was het onroerend goed verkocht. In sommige dorpen gebrukte men de slag met een stok, vandaar de naam stokhoudersambt.

In de Veghelse bronnen heette het uitgaan van de kaars het uitgaan van het 'hoogsel', een oud woord dat naar het licht van de kaars verwijst. Soms was de kaars afwezig, maar werd het woord hoogsel in overdrachtelijke zin toch gebruikt

-        8-7-1680: het hoogsel van deze zal uitgaen terstont mits seggende eenmael andermael derdemael viermael

-        8-5-1783: Het hoogsel sal uytgaen heden over agt daegen met het tellen van tien.

Een voorbeeld van afslag, dus een dalende bedrag, waarbij men een zo hoog mogelijk bod wilde halen is de verpachting van de boterwaag op 16-4-1722:

-         De verpachting wordt ingezet door Peter Bouwens op 162 gulden, afgehangen van 125 gulden, gedaald op 120 jaarlijks. Gemijnd door Peter Bouwens voor 120 gulden.

-         De dag van het hoogsel is niemand gecompareerd, dus gaat de pacht definitief naar Peter Bouwens.

De aanbesteding van het vernieuwen en onderhouden van het dak van de kerk op 8-5-1783

-        Tijdens de eerste bijeenkomst wordt een bedrag 'gemijnd' door afslag

-        Hierna kan men een week lang ' slaen aen handen van den secretaris',  dus een nieuw bod doen. Voor elke slag is men een bedrag schuldig.

-        Acht dagen daarna  zal het hoogsel uitgaan voor het laatste bod

In de acte van 8-7-1680 worden de kosten opgesomd:

-        de pachter moet betalen van iedere slag ses stuyvers; half en half,

-        en het regt aenden vorster vant veijlen sijnde 6 stuivers,

-        alsmede het regt van teeckenloon aen schepenen,

-        mitsgaders voort schrijven en ontfangen deser conditie aende secretaris 16 stuivers

Op 29-8-1802 droeg Johan de jong de uitvoering van het secfretarisambt van Veghel over aan substituut secretaris Jacob Jacot.  Het ambt werd toen omschreven als: secretaris, stokhouder en vendumeester. Vendumeester is verkoopmeester en dus synoniem aan stokhouder. Op 16-2-1803 heeft men het in een van de Veghelse resolutieboeken over de 'erfsecretarye en stokhouders ampt' die Pieter de Jong in 1793 naliet aan Johan de Jong.

De civiele dingrollen

De secretaris was aanwezig op de rechtzittingen van de plaatselijke schepenbank en schreef de lopende zaken en belangrijkste besluiten op de rol. De oudst bewaarde 'civiele dingrol' van Veghel dateert uit de periode 1569-1572 en is geschreven door de Veghelse secretaris Jan Hanricxs van Tillair. In principe kwam de schepenbank elke twee weken bij elkaar. In de achttiende eeuw was dat in Veghel gedaald naar ongeveer één keer per maand.

De oorkonden en schepenprotocollen

Voor de bekrachtiging van akten voor de overdracht of bezwaring van onroerende goederen koos men een persoon of instelling die in het bezit was van een zegel. Testamenten werden soms door particuliere personen zelf opgesteld en bezegeld. Als ze geen zegel bezaten of de akte een grotere bewijskracht wilden verlenen, konden ze ook iemand met een authentiek zegel om bezegeling vragen. Testamenten werden ook wel door pastoors of door schepenen opgesteld en bezegeld. Lang niet altijd werd van een rechtshandeling ook een oorkonde gemaakt. De Bossche schepenen passeerden vanaf ongeveer 1275 steeds meer akten. In de loop van de veertiende en vijftiende eeuw gingen ook de schepenen op het platteland daar steeds meer toe over. De akten werden dan door een aan de betreffende schepenbank verbonden secretaris of klerk geschreven.

               In de Veghelse schepenprotocollen (grotendeels bewaard vanaf 1529) werden regesten van oorkonden van transporten vastgelegd. De secretaris schreef die protocollen voor het dorp. Voor de bewoners schreef hij een kopie het transport op perkament of papier, of een kopie daarvan. De oudst bewaard gebleven oorkonde opgemaakt ten overstaan van Veghelse schepenen dateert uit 1347.

Volgens het akkoord van 16 april 1742 tussen de secretaris van Sint-Oedenrode en die van Veghel inden zij schrijfgeld voor het aantekenen van huwelijksaankondigingen, het schrijven van inventarissen van boedels, boedeldelingen, het schrijven van rekeningen van weeskinderen, het houden en beschrijven van openbare verkopingen en verpachtingen, het passeren van geloften en transporten, het benodigde schrijfwerk voor het belasten van huizen of landerijen met een geldlening en de taxatie van het ‘collateraal’, dat wil zeggen een belasting op de nalatenschap van mensen die goederen nalieten aan verwanten in de zijlijn. De secretaris maakte voor degenen die dat wilden een kopie van de akten, waarvoor hij zijn schrijfloon kreeg. Daarnaast schreef de secretaris de rekeningen van de kerk- en armmeesters, van de borgemeesters en de belastingkohieren.

Het vastleggen van de besluiten van het bestuur

Aanvankelijk werd het betsuur gevormd door vergaderingen van de functionarissen met de geërfden. Besluiten die op deze vergaderingen genomen werden zijn te vinden in de schepenprotocollen voor de vrijwillige rechtspraak. Het bestuurlijk reglement van Veghel van 11-7-1662 schreef het bijhouden van een register, het resolutieboek, voor. Deze Veghelse resolutieboeken zijn bewaard gebleven.

Het schrijven van rekeningen

De secretaris schreef de dorps-, armen- en kerkrekeningen, die voor Veghel vanaf de zestiende eeuw bewaard gebleven zijn. Ook waren er specifieke rekeningen en fondsen, waarvan veel minder bewaard is, zoals de jaarlijkse rekeningen van de gemeint die in 1379 verplicht gesteld werden, de veertiende en vijftiende rekeningen rekeningen van de beden, en bijvoorbeeld het fonds voor de stenen straatweg dat in 1791 ingesteld werd en beheerd werd door secretaris Johan de Jong. In de schepenprotocollen zijn ook een aantal rekeningen van voogden van weeskinderen opgenomen.

De archivering

De oorkonden waarin de hertog bepaalde plaatsen privileges of gebruiksrechten in de gemene gronden schonk, werden door de betreffende begunstigden bewaard, zodat men – indien nodig – daarmee de betreffende privileges of de loop van de grenzen van de gemeint kon bewijzen. In de regel werden de oorkonden bewaard in een gesloten kist of ‘comme’. Desalniettemin gingen oorkonden wel eens verloren. Zo bevestigde hertog Jan III in 1321 de lieden van Drunen in het bezit van de weiden die zij van een van zijn voorgangers verkregen hadden, maar waarvan de uitgiftebrief door brand verloren was gegaan. In 1462 verbrandde de ‘comme’ van Oirschot bij een brand in de Sint-Petruskerk. In 1583 ging een deel van het archief van Sint-Oedenrode verloren vanwege het afbranden van de kerk. De comme van Veghel werd in de kerkbewaard.

Enkele vermeldingen van de Veghelse 'comme':

-        Register van renten vaqn de kerk. In 1623 had de Veghelse pastoor Johannes Ghijssels in de ‘scepenkom’een inmiddels verloren gegaan aantekenboek van Jan van Tillaar gevonden, gedateerd op 28-10-1538.

-        Register Tafel van de Heiige Geest: Volgt de copije van den brief der voorscreven rhente (31-1-1626) daer den principaelen brief in parckamant wtgemaeckt met eenen groenen uthangende segel berust in de kercken com.

-        Dorpsrekening 1641-1642: betaelt aen Anthonis de smit van het repareeren vanden haen opden tooren, een slodt te repareren met eenen sluetel aen de comme

-        Dorpsrekening 1643-1644: affgereeckent met Anthonis den smit van syn ijser ende arbeytsloon aen de comme gedaen

-        Dorpsrekening 1644-1645: aen Anthonis den Smith goedt gedaen van d’ maecken van een sloth aen de schepene comme

-         De schepenen van Veghel ordonneerden op 4 april 1663 dat niemand plakkaten mocht achterhouden: na publicatie moesten ze overhandigd worden aan de secretaris om bij alle andere papieren en schriften in de gesloten ‘comme’ in de Veghelse kerk gevoegd te worden.

-        1731-1732: Secretaris: met schepenen de dorps comme geopent, heele oude reeckeninge naargesien, daer uyt extracten getrocken dat de geroijeerde posten van verteeringe altyt was geleden geweest, namentlyk uyt de reecken(ingen) van 1701, 1703 ende 1705, zegels 0-12-0

Lang niet alle stukken werden steeds in de archiefkist opgeborgen.  Veel werd op de griffie bewaard, etuige de volgende verklaring van 29-10-1744. Enkele oude mannen verklaarden toen dat zij zich herinnerden dat:

-        'in den jaere 1672 en 1673 de armée van sijn Majesteyt den Koning van Vrankrijk in onse naebuurschap, soo binnen de Barronie van Boxtel, als op de heyde van de Heerlijkheydt Heeswijk heeft gestaan, en eenig tyt gecampeert geweest. Dat selfs een gedeelte van die armée binnen desen dorpe in heeft geleegen en andere hier door is gemarcheert. Dat alsdoen ieder soo veel mogelijk om ’t zijne te behouden, haere beste effecten na elders verbrogte. Dat ook tijde voorscreven alhier en omliggende plaatse veele strooperijen en plunderingen geschieden, selffs van dat droevig gevolg is geweest, dat twee van onse ingesetenen door de stroopende partijen daer bij het leeven hebben gelaeten, andere aan de staart van den paarden gebonden en nagesleept. Dat sij ook meenigmael hebben hooren verhaelen dat alsdoen door het plunderen en destrueeren veele documenten en papieren van de griffie sijn eweg en int ongereet geraakt.'

-        De schepenen verklaarden verder: 'dat sij allen ’t geene hier vooren staat ook meenigmael hebben hooren verhaelen, den elendigen staat waarinne tijde als booven desen dorpe sig alsdoen bevont, en datter alsdoen veele papieren vermist sijn en mede ons dorps verpondingsboek. Soo als ook nae alle waerschynelykhydt gebeurt is, want dat sij hebben gesogt nae diverse privilegien voor hun aen dese gemeente vergunt, niet alleen op de griffie, maar selffs in de comme, deselve niet hebben connen vinden.'

De secretarissen hielden vaak de stukken die zij geregeld gebruikten onder zich, terwijl de bronnen ook melding maken van archiefstukken die bij erfgenamen van een secretaris, bij regenten of hun erfgenamen, in de raadkamer of op zolder bewaard werden. In een vergadering van regenten van Veghel op 10 november 1787 werd door de erfsecretaris voorgesteld om alle belangrijke papieren van het dorp in de ‘comme’ in de kerk te bewaren. Veel lagen er op dat moment in de ‘raadcamere’ en men had vernomen dat er in 's-Hertogenbosch werd geplunderd. Men vreesde dat er ook op het platteland geplunderd zou gaan worden. De regenten gingen akkoord met het voorstel.

De eerste inventarissen werden gemaakt ter gelegenheid van het overhandigen van de stukken door een secretaris aan een opvolger. Vanaf 1753 werd het maken van inventarissen geregeld door de overheid verplicht gesteld. Dat laatste vond de Veghelse secretaris Gerard de Jong lastig, omdat de schepenen aanwezig moesten zijn bij het transcriberen van de charters en privileges. Deze moesten in een apart register worden geschreven. Volgens de Jong konden daarbj beter latinisten aanwezig zijn, dan schepenen. Hij schreef:

'dat de secretarissen sonder assistentie off onderrigting van ervarene practizijns off luijden die de latijnsche taele ten vollen magtig zijn veele brieven, privilegiën, concessien en vergunningen van de hertogen in der tijd niet alleen in de Latijnsche taale en met de oude hand, maar seer geabrevieert geschreeven sijn, zullen kunnen leesen min verstaan en waartoe zoude dan de teegenwoordigheid van regenten waar onder dikwils veel  bij gebrek aan andere stoff die geen a voor een b kennen.'

Ook op 13 juni 1800 schreef het departementaal bestuur het maken van een inventaris voor. In Veghel werden Joost van de Ven en Johannis Jan Tillaer door het bestuur gecommiteerd om samen met de secretaris deze klus te klaren. Toen ze daarmee bezig waren vonden ze een oude inventaris die was gemaakt volgens het formulier van een resolutie van 25-4-1753. Hetzelfde formulier was in 1800 verplicht gesteld. Toen was men zo klaar.

Registratie van dopen, huwelijken en begrafenissen

Niet al het schrijfwerk werd door de secretarissen gedaan. Volgens een bepaling van het Concilie van Trente uit 1558 moesten in iedere parochie door de pastoor doop- en trouwboeken worden aangelegd, welke gewoonte later door andere gezindten is overgenomen. In het grootste deel van de parochies in de Meierij van 's-Hertogenbosch werd dit voorschrift pas in het begin van de zeventiende eeuw nagekomen. In veghel werd er in 1606 mee begonnen. Op 18 maart 1656 werd het Echtreglement van kracht voor de plaatsen in de Generaliteitslanden, waaronder de Meierij van 's-Hertogenbosch. Volgens dit reglement moesten door de schepenen registers van geboorteakten van onwettige kinderen worden aangelegd.

Het eerste voor de Meierij geldende plakkaat betreffende het huwelijk is dat van de Staten-Generaal van 3 februari 1640. Het werd uitgevaardigd ‘jeghens het onordelijck trouwen der priesteren in Brabandt’. In dit plakkaat werd vastgelegd dat geen huwelijk gesloten voor de rooms-katholieke kerk voor wettig zou gehouden worden, zonder drie voorafgaande proclamaties voor de kerk of het stadhuis. Volgens het Echtreglement van 1656 moesten de inwoners, wilde hun huwelijk rechtsgeldig zijn, trouwen voor schepenen of voor de kerkenraad van de Nederduitse Gereformeerde Gemeente. In de meeste gevallen gingen rechterlijke ressorten in de zeventiende of achttiende eeuw een eigen administratie van de huwelijken voeren. De geestelijken gingen daarnaast gewoon door met hun registratie van kerkelijk ingezegende huwelijken.

De kosters van de Nederduits Gereformeerde Gemeente hielden begraafboeken bij waarin ook de katholieken zijn opgenomen. Dit gebeurde ook in Veghel. De schepenen gebruikten deze lijsten voor de collaterale successie. Dit was een belasting betaald uit de nalatenschap van mensen die waren overleden zonder kinderen na te laten. Daarnaast maakten de pastoors en dominees lijsten van begrafenissen ten behoeve van het eigen kerkgenootschap.

Het aanstellen en de eed van de secretarissen

In Veghel werd de secretaris aangesteld door de kwarrtierschout van dat dorp na een comissie van de erfsecretaris. De Staten Generaal had daar niets over te zeggen. Ze kon de commissie alleen al dan niet goedkeuren.  De benoemde secretaris moest zich dan met deze commissie en goedkeuring melden bij de schepenbank, alwaar de kwartierschout hem de eed afnam. In een van de Veghelse resolutieboeken staat de volgende eed van de secretarissen uit 1699:

Wij beloven ende sweeren:

-        Dat wij de Heeren Heeren Staeten Generael van de Geunieerde Provintien, sijnde en blijvende bij de ware Christelijke Gereformeerde religie, gehouw ende getrouw sullen wesen;

-        dat wy deselve Heeren Staeten Generael, onse Souverain Overigheyt, in haren bevelen sullen respecteeren ende gehoorsamen naar behooren;

-        dat wy den schout gestelt over onse stadt, vrijheijt, heerlijkheijt ofte dorpe, ofte nog te stellen, voor soo veel hem in reghtmatigheijt soude mogen aengaen, behulpelijk sullen sijn;

-        dat wij respectivelijk goede ende regtvaardige justitie sullen administreren ende doen administreren, sonder eenigh faveur, dissimulatie ofte verdragh;

-        dat wy allen saken dewelke behooren secreet te blijven, bij ons sullen behouden, ter tijt en wijlen toe deselve na regten sullen mogen geopent werden;

-        dat wij de armen soo wel als rijke sonder onderschijt ofte respeet, naar onse beste kennisse ende wetenschap in goede conscientie regt sullen doen;

-        dat wij aen genen parthijen raekende hunnen differenten van de welke voor onse scheepenstoel proces is, ofte hier namaels sal komen, raet ofte daet in sullen geven;

-        dat wij int bijsonder ons punctuelijk sullen reguleren ende luijden daar over wij gestelt zijn regieren nae den inhoudt van desen;

-        voorts dat wij de predicanten, rectors, voorlesers, kosters, schoolmeesters ende all andere persoonen van de Ware Christelijke Gereformeerde Religie sijnde ende daervan professie doende, ofte deselve toegedaan wesende, ten allen tijden sullen helpen protegeren ende beschermen tegens alle gewelt, overlast, dadelyckheyt, injurien ofte bespottinge, sulcx dat wij hun daer van nae onse beste vermogen clachteloos sullen houden ende doen houden,

-        belovende mede getrouwigheyt int schryven van allen schabinale actens en hetgene verders tot de secretarije toestaet

Op 29-12-1763 werd een plakkaat gezonden naar de secretarissen die de aanstelling van substittut-secretarssen moest tegengaan. Dat was een poging om de secrtetarissen meer in het dorp waar ze secretaris waren aanwezig te laten zijn, en om cumulatie van ambten tegen te gaan.

Op 10-2-1651 werd een plakkaat gepubliceerd, waarin stond dat overal officieren van de gereformeerde religie aangesteld moesten worden. Enkele secretarissen, kwamen na die tijd nog als substituut secretaris in hetzelfde dorp voor. Ook in Veghel was dat het geval.

De inkomsten van de Veghelse secretaris

De betalingen door individuele personen

Als inividuele personen gebruik maakten van de diensten van de secretars, dan betaalden ze daar per dienst voor. Het kon gaan om het schrijven van oorkonden, kopieën van acten, testamenten, rekeningen van voogden over weeskinderen, inventarissen.

Volgens een lijst van 23-11-1697 die was gebruikt bij een niet doorgegaan voorstel om de amben te belasten, verdiende de secretaris van Veghel toen als tractement van het dorp 95 gulden, met nog 305 gulden aan emolumenten (verdiensten voor schrijfwerk), samen 400 gulden per jaar.  Die emolumenten waren de inkomsten van het schrijfwerk voor individuele personen, de kerk en de armentafel. Die inkomsten waren toen dus hoger dan zijn tractament van het dorp. In 1724 werd door de overheid vastgesteld wat de secretarissen in de Meierij van 's-Hertogenbosch voor hun diensten mochten van individuele personen, de kerk en de armentafel.

Betalingen door het dorp

Aanvankelijk werd de secretaris door het dorp per dienst betaald. Enkele voorbeelden uit de dorpsrekeningen.

-        1613-1614: betaelt aen Rombout Lamberts secretaris X13 gulden 3 ½ stuijvers) voer schrijven voir dorpe geschreven noch aen verscheyde verteerde costen ten huyse van Jan Ariens gedaen van duerwaerders boden van Den Bossche ende Huesden ende voirts by de overicheyt van den dorpe ins dorps dienst ende alles by specificatie ende quitantien hier overgegeven van dato 14 dcecembris bij schepenen affgerekent, samen ter sommen van 50-14-8

-        1629-1630: aen den secretaris Heessel betaelt van schrijven voor het dorp gedaen volgens zyne specificatie 3-12-0

-        1635-1636: alnoch is bevonden te wesen vertert ten huijssen vanden secretaris soo bij soldaeten als ruijters vertert ende andere vergaderinge aldaer geschiet alles naerder blyckende bij syn spetivocatie, compt ter somme van 132-10-0

-        1635-1636: opten selven da­ch doen waeren Gerit Jans van Dieperbeeck ende den secretaris geweest naer Sint Odenrode oock om aldaer te haelen by de wedt een certificatie van de thienden hoe ende tot wadt prijs die aldaer verpacht waeren ende ofte se niet en waeren minder verpacht als andere voorgaende jaeren ende als doen vuijt gegeven van de certificatie te maecken ende de verteringe tesamen belopt 6 gulden

-        1636-1637: Gerit van Hessel secretari) in Vechel brengt in van verterde kosten tot sijnnen huijssen gevallen, belopt ter somme van 303 gulden 19 stuyvers blyckende by sijn spetivocatie

-        1637-1638: aen den secretaris van de vrijheyt te schrijven voor ons dorp van Vechel gegeven 6 stuyvers

-        1643-1644: aenden secretaris van de contributie ceelen te schrijven betaelt 5 gulden 4 stuyvers

-        1646-1647: vuytgegeven vande celen te schrijven aenden secretaris 5 gulden

Op 9-7-1659 stelde de Raad van Brabant een reglement op betreffende de slarissen van de secretarissen. In verband met het stokhoudersambt werd toen vastgesteld wat de secretaris zou ontvangen per gulden van de opbrengst van de openbare verkoop.

In het reglement van 15-1-1662 van de Staten-Generaal werden de salarissen van de secretarissen in de Meierij bepaald. 

Het bestuurlijk reglement van Veghel van 11 juli 1662 bepaalde in artikel 30:

-        Item dat den secretaris pertinente aentekeninge sal houden van syn verdiensten die hij voor den dorpe sal comen te doen ter instantie van den regeerders, borgemeesters ende gecommitteerde ende jaarlijkx bij pertiniente specificatie overbrengen on deselve naargesien ende daer over alsdan gedisponeert te werden van betaelinge te doen hebben naer behooren sonder hetwelk geen betaeling sal gedaen werden.

In de dorsrekeningen troffen we de volgende uitgaven aan 'betaalt aan de secretaris voor het schrijven van alle dorps saacken, mitsgaders vacatien, verschotten als andere volgens geëxamineerde specificatie'. Daarnaast kreeg hij (1684-1685 'als vanouds') 8-0-0 voor het schrijven van de borgemeestersrekeningen en (minstens vanaf 1684-1685) 10-2-0 'voor het passeren, formeren en apostilleren deser reekckening met het zegel'.

In de dorpsrekening van 1705-1706:

-        Secretaris voor het schrijven van dorpszaken, vacatien en voorschotten 260-0-0

-        Secretaris voor opstellen van deze rekening 15-15-0

-        Twee zegels voor de dorpsrekening 1-17-0

Volgens de dorpsrekeningen werden aan secretaris Jacob Boor werden door het dorp de volgende bedragen betaald.

De bedragen werden betaald 'volgens specificatie'. Dat was schrijfwerk voor het dorp, vergoeding voor reizen (de vacatien), en eventueel nog andere uitgaven.

De eerste aanwijzing in de Veghelse bronnen voor een regeling van een vast bedrag voor het schrijfwerk voor het dorp staat in de marge van rekening 1692-1693 geschreven:

-        is jaarlijcxs aan de secretaris voor schrijfgelt geaccordeert van alle ordinaare saecken 95 gulden

Mogelijk was dit bedrag in de ordonnatie van de Staten Generaal van 15-1-1662 bepaald.  Volgens een lijst van 23-11-1697 gebruikt bij een niet doorgegaan voorstel om de amben te belasten verdiende de secretaris van Veghel toen als tractement van het dorp 95 gulden, met nog 305 gulden aan emolumenten, samen 400 gulden per jaar. (ARA SG 12548‑500). Die emolumenten waren de inkomsten van het schrijfwerk voor individuele personen, de kerk en de armentafel.

Aan de opvolger van secretaris Jacob Boor, Mathijs Nieckens, werd door het dorp betaald:

In deze bedragen zit een vast tractement van het dorp, plus nog andere uitgaven.

Op 27 juli 1717 kocht Gerard de Jong het erfsecretariaat van Veghel. Nadat De Jong van de Staten-Generaal toestemming had verkregen om zich in het bezit van het ambt te stellen, legde hij op 1 mei 1719 als secretaris de eed af in de raadkamer van Veghel. In de tussentijd, op 15 juli 1718, werd er een regeling getroffen tussen de schepenen namens het dorp en Matijs Nieckens, waarbij uitgerekend werd dat het dorp nog 151-11-0 aan Nieckens moest betalen. Dit bedrag werd uitbetaald aan Gerard de Jong 'op korting van het geene heer Nieckens van pacht penningen aen de Jongh verschuldigd is'. Hieruit blijkt dat Niekens tussen 27-7-1717 en 1-5-1719 het secretariaat van Veghel van Gerard de Jong in diens functie als erfsecretaris, gepacht heeft.

Het bedrag werd volgens een notitie in de dorpsrekening van 1718-1719 op 2 april 1719 aan de Jong uitbetaald. De regeling van 15-7-1718 was als volgt:

Liquidatie gehouden ende gemaeckt tegen Matijs Nieckens, secretaris alhier als gewesene collecteur van verscheijde impostien van dese gemeijnte over eenige posten ende reckeningen qualijck in reckening gebragt ten eenre ende de schepenen ten andere gehouden, bestaende in het geene hier naer is volgende:

-        de rendant (Maijs Nieckens) heeft gecollecteerd de bierlijst over de gemene ingesetenen omgeslagen over het jaar ingegaan oktober 1711, ende de lijst der tappers is als doen gekolleteert van Hendrick van Kilsdoncq ende Arien Aert Goorts thappende, welcke tapperslijste alleenlijck kompt te bedragen een hondert en tachtigh gulden. Wert geleden onder reserve dat die tappers sullen hebben te doen behoorlijcke reckening.

-        Nieckens heeft daarop maar ontvangen 119 gulden en vermits hij de bieren van den jaere voorschreven ten comtoore ten volle heeft betaaelt ende die hondert en tachentig gulden heeft gebragt in sijn rekening, soo compt hem daer van te goet 61 gulden

-        Item wordt den rendant goet gedaen voor fout in de slagt lijste van enige arme luijden 9-2-0

-        Item wordt den rendant goed gedaan wegens verteringen van schepenen ende eijkmeester in het eijke der brouketels 11-4-0

-        Item alsnog 11-13-0 als de regenten in verscheijde reijse hebben verteert in het vormeeren van alle de belet lijsten

-        Item wert den rendant alsnog gedaen wegens de verteringe van de substituut eijkmeester dat hem in sijn specificatie 1717 was geweijgert 13-10-0

-        Item 30 gulden wegens geleden schade in het executeren over de bieren in 1711

-        Item alsnog van de verteringen van de vorstere vergeten in de rekening te brengen door abus ‘t gene de borgemeester van den jare 1714 aen Nieckens hadde gecort 15-0-0

-        Totaal 151-11-0

Nieckens verklaart alle de voors posten deugdelijk te competeerde ende ter goeder trouwe te hebben ingebracht. Met het bovenstaande bedrag stelt hij zich tevreden en ziet af van verdere pretensie en verklaart verders dat dese voorschreven somme te asineere om door de ondergetekende regenten te mogen werden betaelt aen de heer Gerard de Jongh op korting van het geene heer Nieckens van pacht penningen aen de Jongh verschuldigd is.

Bij zijn aantreden trof Gerard de Jong met het dorpsbestuur een regeling over zijn tractament. In de dorpsrekening van 1719-1720 staat vermeld.

-        Item aen den secretaris volgens accoort van alle dat ordinaar is te schrijven, soo van boecken, lijsten, besoignes, brieven, vacatien, ordonantien en wat verders inde gewoon is te doen, geaccordeert voor 309-9-0 jaarlyx en 9-0-0 voor verschotte van pampier, tsamen 318-18-0, alleen bij hem gereserveert dat extraordinaar is, ook de reeckeninge, buijten dorps vacatien ende verschotte van zegel etcetera, ende is het voorscreven tractament eerstmaal vervallen den 15 april 1720, dus 318-18-0

Dit bedrag van 318-18-0 werd volgens de dorpsrekeningen hierna tot en met 1724-1725 jaarlijks aan secretaris de Jong betaald.

Op 20 september 1724 werd door de Staten-Generaal een vast salaris voorgeschreven voor de secretarissen in de Meierij, terwijl voor elke andere dienst voor de bewoners werd vastgelegd wat hij daarvoor mocht rekenen.

Over dit reglement schreef de Veghelse secretaris Gerard de Jong:

-        dat die resolutie ten doelwit heeft gehad om de zoo zeer verarmde ingezetenen in Staats Braband en wel insonderheid in de meijerije van 's Bosch, die volgens Haar Hoog Mogende getuijgenis selfs tot zinkens toe belast waren, te soulageren onder andere met een ponct van ontlasting in aanmerking schijnt te zijn gekoomen omme de respective secretarissen in de meijerije van 's Bosh bij weegen van ujtkoop in plaats van te declareeren ten laste van de gemeentens een bepaaldelijk jaarlijks tractement toe te leggen, waar voor zij zouden gehouden zijn alle dorpszaeken waer te neemen zonder booven of buijten die somme ten laste van de gemeentens te mogen declareeren.

Gerard de Jong ging er op vooruit, wat met ingang van 1725-1726 werd door het dorp jaarijks 370 gulden aan de secretaris betaald.

Na 1724 bereidde het takenpakket van de secretarissen voor het dorp zch uit, wat tot overleg en protesten van de secretarissen leidde. Nieuwe taken waren bijvoorbeeld het geregeld vernieuwen van de verpondingsboeken, het opstellen van lijsten van inwoners, het opstellen van registers met schulden, het maken van een inventaris.  Ondanks de protesten van de secretarissen werd hun salaris niet meer aangepast. In de door ons geraadpleegde dorpsrekeningen van Veghel wordt het jaarlijkse tractament van 370 gulden tot en met 1810 genoemd. Alleen in 1756-1757 ontving de secretaris slechts 355 gulden. Hij had van het dorp een strafkorting van 15 gulden gekregen, omdat hij te kort was geschoten in zijn werk:

-        Bij het recepsisboek blijkt niet dat aan Dirk Janse Vermeulen als collecteur van de verponding, beeden en gemeene middelen over den jaare waar van de rekeningen in deeze bant zijn ingebonden voorgelezen zijn Haer Edel Mogende resolutie van den 21 october 1738 en 27 augustus 1745, niet tegenstaande over het jaar daar te vooren sub dato 1 april 1755 daar van mentie is gemaakt in voorscreven recepsisboek, derhalven moet in gevolge Haer Edel Mogende resolutie 28 december 1752 van dit tractement geroyeert worden f 15-0-0.

Betalingen door de armentafel

In de oudste armrekeningen van Veghel wordt Jan van Heessel vermeldt voor schrijfwerk voor de armentafel:

-        1650-1652: Aen Jan van Heessel dat hij voor den rendant overmits sijnen geleertheyt heeft veele verscheyde quitantien geschreeven tot behoeff der debiteuren

-        1652-1653: Noch betaelt aen Jan van Heessel voor een request te schrijven dat alle vuijttlantsche beedelaers soude vertrecken, 0-6-0

Jan van Heesel was in die jaren substituut secretaris.

In de jaren daarna komen uitgaven voor een secretaris steeds terug. Hij kreeg betaald voor het opstellen van de rekening aan het einde van de elke periode, en tevens voor het opstellen van de ‘beurboeken’waarin de jaarlijkse ontvangsten genoteerd werden.

Daarnaast kwamen ook wel bijzondere adminstrative werkzaamheden voor, zoals het registreren van de eed van de armmeesters. In de rekening van 1723-1725 staat een uitgave van 11 gulden aan de secretaris vermeld, voor ‘verduijsterde rente op te soecken, ook panden voor lange vercoght om daar op te verhael van seecker capitael van 20 gulden geprocedeert’.

In 1685-1687 werd betaald aan Jacomijna Bijmans voor het ‘opreeckenen ende het doen der laetste reeckening’, 6-10-0

Volgens een resolutie van de Staten Generaal van 29 september 1724 diende de secretaris voor zijn dienstena an de armentafel voortaan 15 gulden per jaar te ontvangen. In de armenrekeningen wordt de uitgave voor dit tractament vanaf 1725 tot en met 1808 jaarlijks vermeld. Vanaf 1742-1745 kreeg de secretaris ook een vast bedrag van 2 gulden en 5 stuivers voor papier.

Betalingen door de kerk

Aanvankelijk werd de secretaris door de kerk per dienst betaald, bijvoorbeeld in de rekening gesloten op 21-9-1660 wordt aan de secretaris betaald:

-        Voor het protocol eens laeten naesoecken 0-12-0, een request aen de dinghbanck ingegeven 0-2-0, een copie van joncker Broeckhoven testament laeten schrijven 0-9-0, laeten copieren eenen kercken brief 0-15-0, samen 1-18-0

Vanaf de rekening van 28-11-1670 kreeg de secretaris telkens betaald voor het schrijven van de rekening, van een copie en de zegels, en het schrijven van het collecteboek voor het registreren van de inkomsten. Aanvankelijk varieerden die bedragen. Vanaf 1697 tot 1724 komen telkens dezelfde standaardbedragen voor:

-        Aen den decretaris voor het opstellen, schrijven ende apostilleren deser reeckeninge, 6-0-0

-        Voor het duplicaet, 3-12-0

-        Voor de zegels voor het duplicaet, 1-17-0

-        Voor het schrijven van het beurboeck voor twee jaren, 3-12-0

Volgens een resolutie van de Staten Generaal van 20-9-1724 kreeg de secretaris voortaan 7 gulden en 10 stuivers per jaar van de kerk. Daar kwam nog een aantal jaren per rekening 1-12-0 bij voor uitgaven voor zegels het copie en papier (in latere rekeningen varieert dit bedrag).